Privacyverklaring Advistent

1. Wie verantwoordelijk is

Van Prooijen Services is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor het beheren van Advistent, het onderhouden van klantcontact, het regelen van toegang en het beveiligen van de dienst.

Als een advieskantoor cliëntgegevens via Advistent verwerkt voor zijn advieswerk, bepaalt het kantoor het doel van die verwerking. Voor zover Van Prooijen Services deze gegevens uitsluitend namens het kantoor verwerkt, handelt het als verwerker. De afspraken hierover horen bij de verwerkersovereenkomst tussen het kantoor en Van Prooijen Services.

Voor privacyvragen en verzoeken kun je contact opnemen met Van Prooijen Services via het contactformulier van Advistent. Vermeld dat je bericht over privacy gaat. Stuur daarbij geen IB-aangifte, identiteitsbewijs of andere cliëntdocumenten mee.

2. Welke gegevens worden verwerkt

Afhankelijk van de functies die je gebruikt, verwerkt Advistent:

• Account- en toegangsgegevens: je e-mailadres, het kantoor waaraan je bent gekoppeld, je gebruikersrol en toegangsrechten.
• Contactgegevens: je naam, e-mailadres, kantoornaam en de inhoud van een aanvraag of contactbericht.
• Vragen en antwoorden: ingevoerde vragen, gesprekscontext, gegenereerde antwoorden en bijbehorende bronverwijzingen.
• Documentgegevens: de documenten die je uploadt en de gegevens die daaruit worden uitgelezen voor de betreffende functie.
• Feedback en praktijkaanvullingen: beoordelingen van antwoorden, toelichtingen en praktijkkennis die je toevoegt.
• Gebruiksgegevens: aantallen vragen, gebruikte functies, geslaagde en mislukte analyses en het bijbehorende technische verbruik.
• Technische gegevens: gegevens over verzoeken aan de applicatie, fouten, beveiliging en prestaties.

Technische snelheidsmetingen kunnen onder andere het geopende scherm, de laadtijd, het apparaattype en de bedrijfsomgeving bevatten. Deze specifieke metingen bevatten geen vraagtekst of documentnaam. Andere registraties, zoals accountgebonden gebruiksstatistieken, kunnen wel aan je e-mailadres zijn gekoppeld.

3. Waarvoor gegevens worden gebruikt

Van Prooijen Services verwerkt gegevens om:

• toegang tot Advistent te verlenen en rechten te beheren;
• vragen te beantwoorden en relevante bronnen te vinden;
• documenten uit te lezen en berekeningen uit te voeren;
• gesprekken en instellingen beschikbaar te houden;
• contactverzoeken en ondersteuningsvragen af te handelen;
• feedback en praktijkaanvullingen te verwerken;
• gebruik, capaciteit en kosten te beheren;
• fouten te onderzoeken en misbruik te voorkomen.

Voor persoonsgegevens die Van Prooijen Services voor eigen doeleinden verwerkt, gebruiken we de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang als grondslag, afhankelijk van de verwerking.

Onze gerechtvaardigde belangen zijn het beheren en beveiligen van de dienst, het onderhouden van zakelijke klantrelaties en het onderzoeken en verbeteren van de werking van Advistent. Daarbij moeten de belangen en privacyrechten van betrokkenen worden meegewogen.

Een overeenkomst met een advieskantoor vormt niet automatisch de grondslag voor alle gegevens van zijn medewerkers of cliënten. Het kantoor bepaalt de toepasselijke grondslag voor de cliëntgegevens die het voor zijn advieswerk verwerkt.

4. Persoonsgegevens in adviesvragen

Advistent is geen algemeen cliëntdossier. Beschrijf adviesvragen zo veel mogelijk zonder identificerende cliëntgegevens. Gebruik bijvoorbeeld een situatieomschrijving met relevante bedragen en omstandigheden, zonder namen, adressen, burgerservicenummers of rekeningnummers.

De hypotheekchat gebruikt automatische filtering voor bepaalde herkenbare persoonsgegevens. Deze filtering kan gegevens missen en garandeert geen volledige anonimisering.

Ook combinaties van gegevens kunnen iemand herkenbaar maken. Voer daarom alleen informatie in die nodig is voor de vraag.

5. Documenten in Ondernemersinkomen

In Ondernemersinkomen kun je onder andere IB-aangiftes, ondersteunde loondienstdocumenten, actuele balansen en winst-en-verliesrekeningen verwerken.

Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten van de ondernemer en andere personen, waaronder financiële gegevens en identificerende gegevens.

IB-aangiftes en loondienstdocumenten

Voor het uitlezen wordt de volledige PDF via de zakelijke API naar Anthropic gestuurd. Advistent verwijdert persoonsgegevens niet vooraf uit deze documenten. De uitgelezen gegevens worden teruggestuurd naar de applicatie, zodat je deze kunt controleren en gebruiken in de berekening.

Actuele balansen en winst-en-verliesrekeningen

Deze documenten worden in de huidige uitleesfunctie op de applicatieserver verwerkt. Die uitleesroute stuurt de documenten niet naar Anthropic.

Opslag

De genoemde uitleesfuncties slaan de geüploade PDF’s niet blijvend op in de eigen documentopslag van Advistent. De bestanden worden wel tijdelijk verwerkt om de uitlezing uit te voeren. De uitgelezen gegevens verschijnen in het geopende scherm.

Dit betekent niet dat alle betrokken dienstverleners de gegevens onmiddellijk verwijderen. Voor verwerking bij Anthropic gelden de bewaartermijnen in paragraaf 8.

Upload alleen documenten die je voor deze verwerking mag gebruiken. Verwijder vooraf gegevens die niet nodig zijn. Voor burgerservicenummers gelden aanvullende wettelijke beperkingen. Het feit dat een document kan worden geüpload, betekent niet dat het verwerken van alle daarin opgenomen gegevens is toegestaan.

6. Dienstverleners

Voor de werking van Advistent worden externe diensten gebruikt:

• Vercel: hosting en uitvoering van de applicatie. Daarbij worden verzoeken, ingevoerde gegevens en uploads verwerkt voor zover dat nodig is om de betreffende functie uit te voeren. Ook kunnen technische logs ontstaan.
• Upstash: opslag van onder andere toegangs- en beheergegevens, abonnements- en betaalstatus, praktijkaanvullingen, feedback, gebruiksregistraties en gecachte antwoorden.
• Anthropic: het genereren van antwoorden en het uitlezen van ondersteunde documenten. Anthropic ontvangt daarvoor de benodigde vraagcontext en bronpassages of de volledige PDF.
• Voyage AI: het omzetten van vragen en bronteksten naar zoekvectoren voor het vinden van relevante informatie.
• Resend: het verzenden van e-mails, waaronder inlogcodes. Hiervoor worden het e-mailadres en de benodigde berichtinhoud verwerkt.
• Cloudflare: bescherming van publieke formulieren tegen geautomatiseerd misbruik met Turnstile.
• Stripe verwerkt online abonnementsbetalingen, incassomachtigingen en facturen. Daarvoor ontvangt Stripe je e-mailadres en abonnementskeuze. Je vult je naam, factuuradres en betaalgegevens rechtstreeks bij Stripe in. Advistent bewaart de koppeling met je Stripe-klant en abonnement, de betaalstatus en contractdatums; geen volledige betaalkaartgegevens of IBAN uit de betaalpagina.

Welke dienst gegevens ontvangt, hangt af van de gebruikte functie.

Sommige dienstverleners zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Gegevens kunnen daardoor buiten de EER worden verwerkt, waaronder in de Verenigde Staten. Er wordt geen garantie gegeven dat alle verwerking uitsluitend binnen de EU plaatsvindt.

Voor internationale doorgifte gelden de toepasselijke wettelijke eisen en leveranciersafspraken. Informatie over de voor jouw verwerking toepasselijke waarborgen en het verkrijgen van een afschrift daarvan kun je opvragen via het contactformulier.

7. Anthropic en modeltraining

Advistent gebruikt de zakelijke Anthropic API.

Volgens de standaardvoorwaarden van Anthropic worden invoer en uitvoer van zakelijke API-diensten standaard niet gebruikt om modellen te trainen. Anthropic noemt uitzonderingen wanneer een klant uitdrukkelijk gegevens deelt voor dat doel, bijvoorbeeld via bepaalde feedback- of toestemmingsmogelijkheden.

Het niet gebruiken van gegevens voor modeltraining betekent niet dat gegevens niet tijdelijk worden bewaard.

Meer informatie staat in de uitleg van Anthropic over modeltraining.

8. Bewaartermijnen

De bewaartermijn verschilt per soort gegeven en per functie.

Account- en toegangsgegevens

Deze worden bewaard voor het beheren van de toegang en de zakelijke relatie. Het intrekken van toegang betekent niet automatisch dat alle historische gebruiks- of administratieve gegevens zijn verwijderd.

Contactberichten

De bewaarbehoefte hangt af van de afhandeling van het verzoek, eventuele vervolgvragen en het belang van de correspondentie voor de zakelijke relatie of een geschil.

Vragen, antwoorden en feedback

Gespreksgeschiedenis kan lokaal in je browser worden bewaard. Daarnaast kunnen vragen en antwoorden in serverregistraties, antwoordcaches of feedbackregistraties voorkomen. Het verwijderen van browsergegevens verwijdert deze servergegevens niet automatisch.

Feedback en praktijkaanvullingen kunnen nodig blijven voor het onderzoeken van antwoorden en het onderhouden van de kennisbank. Neem hierin geen identificerende cliëntgegevens op.

Gebruiksregistraties

Advistent bewaart registraties voor beheer, capaciteit, kosten en foutonderzoek. Sommige registraties worden gezamenlijk per periode of categorie opgeslagen. Vervaltermijnen kunnen bij nieuwe activiteit opnieuw ingaan. Een ingestelde vervaltermijn is daarom niet altijd een maximale bewaartermijn vanaf het moment waarop een individueel gegeven is vastgelegd.

Documenten in Ondernemersinkomen

De in paragraaf 5 beschreven PDF-uitleesfuncties bewaren de documenten niet blijvend in de eigen documentopslag. Tijdelijke verwerking bij dienstverleners staat daar los van.

Anthropic

Volgens het standaardbeleid voor de Anthropic API worden invoer en uitvoer binnen 30 dagen na ontvangst of generatie verwijderd. Hierop bestaan uitzonderingen, onder andere voor handhaving van het gebruiksbeleid en wettelijke verplichtingen.

Anthropic vermeldt dat bij als beleidsschending aangemerkte inhoud invoer en uitvoer tot twee jaar kunnen worden bewaard en bijbehorende veiligheidsclassificaties tot zeven jaar. Dit zijn uitzonderingen op de standaardtermijn.

Zie het bewaarbeleid van Anthropic.

Verwijderverzoeken

Je kunt via het contactformulier een verzoek om verwijdering indienen. We beoordelen welke gegevens kunnen worden verwijderd en welke eventueel nog nodig zijn vanwege de uitvoering van de dienst, wettelijke verplichtingen of het behandelen van een geschil. Het beëindigen van een abonnement wist gegevens bij alle betrokken partijen niet onmiddellijk.

9. Cookies en browseropslag

Advistent gebruikt cookies en browseropslag voor functies zoals inloggen, het onthouden van selecties en het beschikbaar houden van gespreksgeschiedenis.

Je kunt browsergegevens verwijderen via de instellingen van je browser. Daardoor kun je worden uitgelogd en kunnen opgeslagen gesprekken of voorkeuren verdwijnen.

Turnstile kan technische gegevens verwerken om geautomatiseerd misbruik te herkennen.

10. Toegang en beveiliging

Advistent gebruikt inloggen en toegangsrechten om functies en gegevens af te schermen. Bedrijfsbeheerders kunnen binnen hun bevoegdheden gebruikers en toegang beheren en gebruiksinformatie inzien.

Deel je account niet met anderen. Gebruik een beveiligd apparaat en houd rekening met lokaal opgeslagen gesprekken, vooral op gedeelde computers.

Meld vermoedelijk misbruik of een beveiligingsincident via het contactformulier. Stuur geen gevoelige cliëntdocumenten mee om het incident toe te lichten.

11. Geautomatiseerde verwerking

Advistent gebruikt geautomatiseerde zoek-, uitlees- en berekenfuncties. Resultaten kunnen onvolledig of onjuist zijn en moeten door de adviseur worden gecontroleerd.

Een antwoord of inkomensindicatie is geen besluit om een hypotheek, verzekering of andere financiële dienst toe te kennen. De adviseur blijft verantwoordelijk voor het advies; de betreffende aanbieder beslist over acceptatie.

12. Je rechten

Afhankelijk van de verwerking en de toepasselijke voorwaarden kun je verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Als een verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken. Dat verandert niet de rechtmatigheid van de verwerking vóór het intrekken.

Neem hiervoor contact op via het contactformulier. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs.

We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of meer tijd vraagt, informeren we je over een eventuele verlenging en de reden daarvan.

Gaat je verzoek over cliëntgegevens die een advieskantoor via Advistent verwerkt? Neem dan in eerste instantie contact op met dat kantoor. Voor zover Van Prooijen Services als verwerker handelt, ondersteunen we het kantoor bij de afhandeling.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen

Deze verklaring kan worden aangepast wanneer de dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.

14. Contact

Voor vragen over deze verklaring of het gebruik van je persoonsgegevens kun je Van Prooijen Services bereiken via het contactformulier van Advistent.